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参加展会时必备的展台准备工作
展台人员训练
为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。
展台人员培训工作应当列入展出工作计划，成为一项正常工作。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。
培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分，安排如下：
情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。
工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。
技术训练：主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。
市场调研
在选择展览会和选择展出产品之前，展出者已做了市场调。调研围绕所展示的产品和围绕成交开展，调研内容包括市场、运输、包装、保险、税则、汇率、折扣等。每个市场都有其特点，透彻地了解和充分准备有助于展出成功，有助于成交。
需要了解的市场情况包括：市场规模、消费量、进口量、消费值、进口值、产品来源、消费增长率、消费地理分布、有关法则、市场潜力和发展趋势、市场障碍等。如果市场对某产品有贸易的和非贸易的壁垒，再展出这类产品就要慎重考虑，除非有长远打算，否则展出就没有太大意义了。另外要了解关税、税率、配额、货币管制、其他限制以及市场划分等状况。
还要了解产品情况，产品必须符合市场要求。为此，必须了解产品的质量、颜色、风格、尺寸、外观、设计、性能、技术规格、贸易标准，以及运输包装、消费包装、保护要求、说明要求等。如果按市场要求专门为展出更改产品、包装困难，展出者也应该知道市场要求，并能向客户解释说明，只要有订货，可以按市场要求和客户要求提供产品。
展出者必须了解竞争情况，以便知道与谁竞争，作好价格等各方面的准备，需要了解的竞争情况还包括其他供应商，包括外国和当地供应商的名称、供应量、市场占有率、优势及弱势、商标及专利问题、市场主导产品的特性、市场主导公司成功的原因、各供应商市场增减情况、市场价格等。
了解销售渠道也是市场调研的一个重要内容。首先要了解销售整体情况，包括销售体系、正常的销售渠道和环节、不同渠道的相对重要性及优劣势、各环节各渠道的定货数量、交货期要求、销售条件、价格中加价幅度、售后服务要求等。其次是确定目标商人，即确定可能的主要买主：是进出口商、制造商、批发商经销商或是零售商。
展出者还必须了解运输条件，包括当地市场的运输业状况、运输路线、运输方式、运输价格，以便计算、决定产品报价中的运输成本、运输时间及成交合同中的运输条款。
调研的具体内容可以根据展出和成交需要定。如果展出者有条件，可以自己做调研，如果没有条件，可以委托展出地的咨询公司、市场调研公司。
成交准备
成交准备主要有三方面：产品、条款、资料。根据展出者的生产能力和财政实力并估计客户可能的要求，决定产品的可供品种、数量、规格、性能以及可以做出的改进和交货时间等，也就是准备货源和货单。根据市场调研结果决定条款，包装条款、交货条款、运输条款、付款条款等，作为洽谈、签约的基本条件。根据谈判和签约需要，准备样品、编印公司介绍、产品目录、产品介绍、价格表、合同等。样品要与实际供货的产品一致，好于或差于实际产品都会有麻烦。公司介绍内容包括公司名称、公司地址、资金、年营业额、营业范围、职工人数等，公司介绍的目的是让客户了解展出者。产品目录是各种产品的综合介绍。产品介绍一种或一个系列的产品介绍，内容可以详细一些，包括各种技术规格等。展台资料质量要好，数量要充分。要使用当地文字、货币单位和计量单位，让客户了解自己与自己了解客户同样重要。
产品知识
所有展台人员都必须熟悉产品知识，包括规格、功能、特点、作用、使用方法等。美国贸易展览局曾做过一项调查，其中一条是参观者认为展台人员应具备的知识，调查结果显示94%以上的参观者认为产品知识是展台人员应具备的最重要的知识。
展台人员掌握产品知识是为了促进销售。展台人员如果对产品不熟悉，不仅不能全面介绍产品，还可能会给参观者留下展出公司档次不高的感觉。因此要在展出之前充分掌握产品知识。如果可能还应掌握操作示范技巧。如果产品复杂，展台人员就必须熟悉说明资料，在需要时，能迅速查找答案。总之，展台人员应当可以直接地或间接地回答客户的所有问题。
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